O Guia Fundamental de POPs para a Indústria de Canábis: Parte I

Os Procedimentos Operacionais Padrão são documentos controlados que fornecem uma lista completa de tarefas, procedimentos e políticas. Os POPs guiam os trabalhadores a executarem as suas tarefas atribuídas. Os POPs ajudam a assegurar a conformidade com ambos os regulamentos internos e externos.

Os POPs podem ser encontrados em vários tipos de negócios como laboratórios, fabrico de comida e droga, fabrico mecânico e biotecnologia. Até negócios que não precisam de cumprir as regras e regulamentos dos POPs podem beneficiar destas   instruções passo a passo sobre como as tarefas diárias devem ser executadas e monitorizadas.

A indústria de canábis é estritamente regulada e negócios como cultivadores ou extratores de canábis têm que ter POPs. Empresas que lideram a indústria de canábis têm POPs eficazes que são geridos por um departamento de Garantia de Qualidade (GQ). Ter uma boa documentação e procedimentos bem escritos são uma vantagem competitiva pois permite que os trabalhadores realizem as tarefas eficazmente e fornece políticas compreensíveis e uma organização que ajuda o negócio a funcionar melhor.

Os procedimentos operacionais padrão da canábis englobam mais do que o cultivo. Também são usados para controlar o uso dos nutrientes para a canábis, gestão integrada de pestes e muito mais. O sistema de POPs que inclui a produção, armazenamento, saneamento, operações de negócios e garantia de qualidade são coletivamente chamados de Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). Um outro documento chamado de manual de qualidade apresenta um sumário de quais regulamentos devem ser cumpridos pelo SGQ e como cumprem essas normas. 

POPs podem fazer a diferença entre lucro e prejuízo e conformidade e processo judicial. O processo de escrita dos POPs começa com analisar as operações e gravar as práticas que estão a ser utilizadas. Depois de analisar as operações, as variáveis fundamentais devem ser identificadas. Estas variáveis são aspetos de um processo que o POP procura controlar. Antes de um POP ser utilizado, ele deve ser testado para validar que o mesmo fornece controlo verificado para as variáveis. Validar POPs ajuda a prevenir grandes falhas e circunstâncias imprevistas.

Para além de fornecer estrutura para negócios de canábis, POPs também são requeridos por organismos de licença e regulamento. Para começar uma instalação de cultivo de canábis no Canadá, os proprietários devem completar um processo de candidatura que inclui a submissão dos seus procedimentos operacionais normalizados. Ainda sobre a lei canadense, alguns cultivadores também podem querer que os seus POPs cumpram os requisitos das Boas Práticas de Fabrico (BPF) BPF é um sistema de guias regulamentares que procura assegurar a qualidade e segurança de produtos para consumo. Diferentes versões da BPF podem ser aplicadas dependendo do âmbito do negócio, o seu produto final e a localização do negócio.

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Os POPs seguem um formato padrão para qualquer negócio. Enquanto existem algumas pequenas variações no formato, estes elementos básicos serão encontrados em qualquer procedimento operacional normalizado.

O primeiro elemento de um POP é o cabeçalho. Esta porção deve incluir o título do documento, um número único para o documento e um número de revisões. O POP também deve incluir uma data efetiva e quem criou e aprovou o documento.

A próxima secção do POP irá afirmar o objetivo e âmbito do procedimento. O objetivo e âmbito de um POP deve ser breve e afirmar porque é que um POP existe e onde é aplicado. Aqui está um exemplo de secções com um objetivo e âmbito do POP da Propagação Clonada da GrowerIQ:

1.0  Objetivo

Este procedimento elabora a técnica correta utilizada para propagar (clonar) uma nova planta e facilitar um novo desenvolvimento de clones. 

2.0  Âmbito

Este procedimento é aplicado ao processo de propagação clonada de 5-14 dias nas instalações de cultivo. 

Como foi discutido na secção de dicas para POPs, é importante que os PONs atribuam responsabilidade para certos trabalhadores. A secção sobre Responsabilidade é onde esta informação é elaborada. Aqui está um exemplo de como uma secção sobre Responsabilidade deve ser feita retirada do POP da Propagação Clonada da GrowerIQ:

3.0  Responsabilidade

3.1  Pessoa Sénior Responsável (PSR):  A PSR é responsável por determinar fornecedores de material genético autorizados.

3.2  Pessoa Responsável (PR): A PR é responsável por autorizar a clonagem da planta-mãe. A PSR supervisiona o tratamento da planta e verifica a documentação e os registos.

3.3  Garantia de Qualidade (GQ):  A GQ é responsável por verificar que a identidade e quantidade do material genético é mantido ao longo do seu ciclo de vida e por verificar que a identidade e quantidade é mantida durante o ciclo de vida do material da planta clonada.

3.4  Equipa Horticultural: É da responsabilidade da equipa hortícola aderir a este procedimento. A equipa horticultural é responsável por realizar a germinação de sementes, clonar a planta-mãe e cuidar de todas as plantas durante todas as fases do seu ciclo de vida. A equipa horticultural deve assegurar que a identidade e quantidade das plantas em todas as fases é mentido e verificado pela GQ.

Antes de chegarmos ao procedimento, um POP deve ter secções para Definições, Materiais e Equipamento e deve anotar precauções de segurança que devem ser tratadas. Para os POPs do cultivo de canábis, estas secções são geralmente bastante simples. POPs para nutrientes de canábis e POPs de pesticidas para avisos sobre perigos químicos e instruções para tratamento e armazenamento seguros devem ser elaborados.

A secção do meio de um POP é onde fica o verdadeiro procedimento. A porção do procedimento de um POP deve listar os passos de um processo desde o inicio ao fim, conter passos para documentar o processo e passos onde uma pessoa que não realiza a tarefa, verifica se a pessoa que está a realizar a tarefa corretamente. Se um negócio tiver um escritório de Garantia de Qualidade, ele provavelmente terá este papel no procedimento.

Depois do procedimento, o POP deve listar os critérios e métricas que devem ser cumpridas para o procedimento ser válido. Isto pode incluir medições, verificação de passos, dados de registos e assegurar boas condições ambientais. A secção dos Critérios também pode referenciar os guias regulamentares e leis que governam o processo. Depois da secção dos Critérios, há uma secção para Documentos Associados. Quaisquer outros POPs, formulários, registos e instruções de trabalho que estiverem referenciados no POP, devem estar listados nessa secção. Isto ajuda a identificar outros documentos que possam ter que ser atualizados quando um POP é editado e faz com que seja mais fácil encontrar os registos e formulários que estão incluídos no processo.

A última secção de um POP é o Controlo de Alterações. Quaisquer alterações feitas a um POP são descritas nesta secção e o autor e aprovador são registados em cada alteração. Quando um POP é avaliado, deve receber sempre um novo número de revisão. Este número também deve ser atualizado no cabeçalho do documento para que seja mais fácil de diferenciar as cópias antigas das novas.

9.0  Controlo de alterações