El CTS/CTLS de Health Canada: Su guía para dominar la elaboración de informes.

Luego de que Canadá legalizara la marihuana en 2018, el país se convirtió el líder mundial en el consumo recreativo del cannabis. Uno de los aspectos fundamentales en la regulación de este comercio es la administración del inventario. Uno de los aspectos fundamentales en la regulación de este comercio es la administración del inventario.

Para navegar con éxito el CTLS de Health Canada, es de vital importancia que los productores, distribuidores y dispensarios de cannabis entiendan cuáles son las expectativas de Heath Canada con respecto a la información que este ente les solicita mensualmente. Las empresas que siguen estas directrices podrán estar seguras de que cumplen con los requisitos reglamentarios y de que mantienen registros muy precisos.

Introducción al CTLS de Health Canada

El mantener actualizada la información sobre lotes de productos y materiales ayuda a los productores a llevar sus propios registros de una forma más sencilla, tanto para ellos como para las autoridades. El Sistema de Rastreo y Licencia de Health Canada (Health Canada Cannabis Tracking and Licensing System, CTLS/CTS) es una aplicación web de acceso público. ¿Cuál es su objetivo principal? Recibir los informes mensuales de control y seguimiento. Pero también, actúa como plataforma principal para la solicitud de nuevas licencias, modificación o renovación de las ya existentes. Con el fin de mejorar las funcionalidades y experiencia del usuario, Health Canada ha lanzado la más reciente actualización para el sistema, CTLS 2.2.

Consejos de un Gurú de la Satisfación al Cliente
El gerente de cuentas, Vegar, nos cuenta: «Vale la pena llevar al día los informes del CTLS. Dicho informe se genera el primer día de cada mes para que pueda tener tiempo suficiente para revisar su data. Si necesita de orientación o asistencia, ¡no olvide que el equipo de GrowerIQ estás aquí para ayudarle!»

El sistema electrónico tiene como finalidad el cumplimiento de las normas regulatorias sobre la producción y comercio de cannabis contempladas en la Ley de Cannabis de Canadá de 2018. Los encargados de enviar los informes deben tener un buen conocimiento tanto de la Ley de Cannabis como de las normativas del Sistema de Rastreo de Cannabis de 2019.

¿Qué aspectos básicos se necesitan saber antes de presentar un informe?

Lo primero que deben hacer las empresas que desean comenzar a cultivar cannabis es registrarse como un productor autorizado (Licensed Producers, LP). Para operaciones ya autorizadas, los encargados otorgarán acceso a los titulares de licencia federales para la elaboración de informes. Las producciones a gran escala deben tener en cuenta que solo se puede conceder dicho acceso a un máximo de 10 empleados con autorización de seguridad.

Una vez cumplidos estos requisitos de entrada, los encargados de realizar los informes deben familiarizarse con el sistema CTLS/CTS.

Este sistema se encuentra dividido en diferentes campos en los que se debe introducir información precisa. Esto se debe a que los informes se almacenan en formato csv (texto sin formato con valores separados por comas). Nuestro consejo profesional es que, en lugar de introducir datos de forma manual, utilice una solución de software de semillas en venta. Con GrowerIQ, organizar sus datos operativos para los informes CTS será muy sencillo. Nuestro software ofrece ventajas incalculables para todas las operaciones a diferentes escalas que necesiten un sistema de rastreo y elaboración de informes precisos. Gracias a estos sistemas de eficacia comprobada, los usuarios podrán beneficiarse de un proceso de producción de cannabis unificado, lo que hace que el proceso de los informes sea más fácil.

Ayuda a llevar un registro de cualquier cambio en los datos que se hayan enviado durante el mes, o aquellos que estén en curso, de esta forma será más fácil cotejar la información hecha durante su periodo de declaración.

Iniciando con el CTS/CTLS de Health Canada: ¿Cuáles son los términos utilizados en la presentación de informes?

A la hora de presentar informes, el usuario deberá hacer un único informe dependiendo del «período de la declaración». Dicho período de tiempo corresponde al año y mes de los datos contenidos en el informe. Por lo general, se trata del mes anterior al mes en el que se presenta el informe. Los informes mensuales se deben enviar a antes del día 15 del mes siguiente. Dado que este proceso será una parte muy habitual de su negocio de cultivo, fabricación y comercialización de cannabis, queremos asegurarnos de que lo domine a la perfección.

Para comenzar, debe identificarse como uno de los dos tipos de declarantes:

• Titulares de licencia
• Distribuidores y minoristas autorizados en una provincia o territorio

Seguidamente, los declarantes deben introducir los datos de su inventario en todas sus formas, según dos principales categorías: productos envasados y no envasados. A continuación, los productos son clasificados en distintas clases y subclases.

Conviene realizar un recuento de su inventarió físico con regularidad o al menos una vez por trimestre. De esta forma, podrá estar seguro de que el inventario presentado en el informe coincide con la realidad.

¿Qué se entiende por inventario no envasado?

La categoría de inventario de cannabis no envasado se refiere a cualquier forma de cannabis que se encuentre en proceso de producción y que aún no esté lista para la venta.

Estos productos incluyen:

• Semillas, plantas en estado de crecimiento, cannabis fresco, cannabis seco en grandes cantidades, extractos en etapas de procesamiento, lotes de extractos, productos comestibles y de uso tópico.

¿Qué se entiende por inventario envasado?

La categoría de inventario de cannabis envasado se refiere a productos que han sido preparados, etiquetados y envasados en sus recipientes finales y que están listo para la venta.

Esta categoría incluye:

• Semillas, plantas, cannabis seco, extractos y productos comestibles y tópicos.

Utilice la función de GrowerIQ «Crear un registro de actividad». Es una forma sencilla de llevar notas y registrar comentarios sobre lotes y sus artículos, así como sobre artículos del inventario en el caso de que ocurra un suceso que pueda afectar el inventario.

¿Qué es el sistema de clases y subclases?

Una vez haya elegido entre las categorías no envasados y envasado, se desplegarán más opciones a rellenar para completar el registro. Dichas opciones son las clases y subclases, es decir, los términos generales establecidos para identificar los componentes del cannabis con el fin de que las empresas puedan identificar y contabilizar sus productos con precisión.

Las clases y subclases de cannabis incluyen:

• Semillas
• Plantas (cannabis en fase vegetativa o cannabis completo)
• Cannabis (fresco o seco)
• Cáñamo comprado
• Productos intermedios puros (como resina extraída)
• Comestibles (sólidos o no sólidos)
• Extractos (inhalados, ingeridos u otros)
• Productos tópicos (cremas, lociones, balsamos o ungüentos)
• Otro

Observaciones para cannabis no envasado:

• Todas las clases y subclases de cannabis deben ser registradas en kilogramos, a excepción de las plantas.
• Las plantas de cannabis vegetativo y cannabis completo se registran según el número de plantas.
• Las pérdidas por secado y procesamiento del cannabis pueden registrarse en kilogramos.

Observaciones para cannabis envasado:

• Todas las clases y subclases de cannabis deben ser registradas según el número de productos de cannabis.

Tenga en cuenta las variaciones en el peso. El peso de un lote de flores secas en comparación con uno de flores curadas puede variar en (+ o -) dependiendo de la temperatura del ambiente. Este hecho puede afectar la precisión del informe CTS, si el registro del peso no se hace de forma correcta.

En la siguiente fase del proceso de presentación, deberá enviar la información referente a los inventarios de apertura y cierre. Al revisar los datos del mes, el inventario de cierre debe ser igual:

• La suma del inventario de apertura, más las adiciones, menos las reducciones.
• El inventario de apertura del siguente mes.

Cómo elaborar informes de venta: ¿Cuáles son los tipos de ventas que se deben elegir?

Una vez contabilizados todos los productos que están dentro de las instalaciones y en posesión del declarante, el siguiente punto del informe es incluir los tipos de ventas. Este paso requiere un grado más alto de detalle a fin de presentar los diferentes tipos de transacciones realizadas de forma correcta.

Los campos para registrar las ventas están divididos en tres categorías principales: medicinal, no medicinal y comercio intraindustrial.

Medicinal

Esta opción solo aplica para los titulares de una licencia para vender cannabis con fines medicinales.

Los requisitos específicos registrar las ventas de cannabis medicinal incluyen:

• Tipos de venta directa al consumidor (online)
• Will require four further access fields with subcategories including:
  
  • Registros activos: incluye número de registros activos, transferidos o retornados y el número de envíos.
    
  • Montos autorizados: incluye monto promedio autorizado y el monto máximo autorizado.
    
  • Registros rechazados: estos rechazos se deben a información incompleta, falsa o incorrecta, o documento médico no válido.
    
  • Pedidos rechazados: estos rechazos deben obedecer a problemas con información incompleta, registros expirados, pedidos que superan la cantidad autorizada cuando el producto está agotado, entre otros.

Nota: los informes de los médicos profesionales se le debe anexar toda la información pertinente en un archivo .csv por separada en el CTS. Consulte y descargue la guía de instrucciones y planilla.

El CTLS (Health Canada) exige que los extractos se registren en kilogramos (KG), mientras que la Administración de Ingresos Públicos de Canadá (Canada Revenue Authority, CRA) exige que se registren en miligramos (MG) de THC total.

No medicinal

Las ventas de cannabis con fines no medicinales o recreativos abarcan un ámbito más amplio. Usted pertenece a esta categoría si realiza ventas a través de los siguientes métodos:

• Directo al consumidor (online)
• Directo al consumidor (al por menor)
• Para distribuidores
• Para vendedores

Comercio intraindustrial

Este tipo de venta se produce dentro de la misma industria y abarca productos envasados y no envasados. Nota: el CTLS/CTS utiliza cifras estandarizadas para los informes.

Todas las cifras de ventas se registran según:

• El número de productos de cannabis
• Dólares canadienses (sin impuestos a la venta)

Todo el comercio intraindustrial de cannabis no envasado debe ser registrado en:

• Kilogramos
• Dólares canadienses (sin impuestos a la venta)

¿Qué puede hacer mi equipo para simplificar la elaboración de informes complejos para CTLS?

Los informes manuales y sistemas de registro muy fragmentados pueden dar lugar a muchos errores, como la introducción de datos no válidos y la pérdida o deterioro de los registros en papel. El software profesional GrowerIQ para semillas a la venta transforma los métodos anticuados en un sistema de rastreo y elaboración de informes optimizado. Este intuitivo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) puede integrarse a la perfección con los sistemas preexistentes, reduciendo y eliminando los márgenes de error. En última instancia, el software facilita la gestión de las operaciones relacionadas con el cannabis, la elaboración de informes y el cumplimiento de las normativas, de modo que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio.

Cargue su informe mensual a través del CTLS en el repositorio de documentos de GrowerIQ. Vaya a Documentos > Operaciones comerciales. De esta forma, cualquier modificación hecha al informe de GrowerIQ quedará registrada en un repositorio central antes de enviarlo al CTLS.

Su negocio se beneficiará de esta herramienta personalizada suministrada por un equipo de expertos dispuestos a ayudarle en todas sus necesidades de cultivo y rastreo.

Informes CTS/CTLS simplificados

Descubra cómo el software GrowerIQ puede ayudarle a cumplir las normativas de Health Canada sobre la presentación de informes y, al mismo tiempo, facilitar el envío de informes mensuales al CTLS. ¿Alguna duda que no hayamos resuelto? Contáctenos y háganoslo saber. GrowerIQ atiende a clientes de costa a costa y estamos listos para ayudar a su equipo hoy mismo.