Guía del Sistema de Gestión de la Calidad del Cannabis

La implementación del sistema de gestión de la calidad del cannabis es crucial en esta industria tan regulada. Pero, ¿de qué se trata todo esto en realidad?

La gestión de la calidad es importante para todas las industrias, pero para las que operan en el sector del cannabis es aún más importante garantizar la seguridad de los productos y la solidez de los procesos.

Y aquí es donde el software adecuado resulta fundamental para lograr el éxito operativo.

El Sistema de Gestión de la Calidad de GrowerIQ se ha diseñado para proporcionar un sistema integrado a productores, procesadores y minoristas de cannabis capaz de garantizar la calidad a lo largo de toda la cadena de suministro. Hemos incluido un conjunto de módulos y funciones, tales como informes de desviación, documentación de acciones correctivas, control de la higiene, retiro de productos del mercado, un repositorio para la gestión de documentos, lecturas de sensores en tiempo real y muchas otras funciones que proporcionan una completa visibilidad y la capacidad de rastrear los productos del cannabis.

Pero, ¿qué debe incluir el software de gestión de la calidad para garantizar el éxito en el sector del cannabis? Continúe leyendo para descubrir de qué manera un potente sistema de gestión de la calidad puede ser una solución flexible y adaptable a los productores y minoristas de cannabis para ayudarles a cumplir las normativas del cambiante sector del cannabis.

¿Qué es un Sistema Sólido de Gestión de Calidad?

Un sistema de gestión de la calidad optimiza los procesos y procedimientos para asegurar una calidad de producto homogénea a lo largo de todo el ciclo de producción. Incluye procesos como la aplicación de buenas prácticas de fabricación, formación del personal, mantenimiento de equipos, pruebas de productos, recopilación y análisis de datos, entre otros.

Además, garantiza la salud de sus clientes, previene problemas de calidad y garantiza la implementación de un proceso de auditoría que le prepare en caso de una auditoría real. Por ejemplo, si los datos más importantes de su empresa se encuentran organizados y accesibles, se puede evitar una gestión incorrecta de los registros de lotes y se favorece una gestión de auditorías que le permita a su empresa seguir funcionando como es debido.

No obstante, cabe destacar que un sistema de gestión de la calidad mejora la visibilidad de cada paso de la cadena de suministro, desde la semilla hasta la venta, un aspecto muy importante para las empresas que operan en el sector del cannabis.

En el sector del cannabis, el software de gestión de la calidad permite a las empresas controlar y gestionar en tiempo real la calidad del material vegetal, desde la semilla hasta la venta. Esto incluye el seguimiento de cada paso de los procesos de cultivo, producción, procesamiento, fabricación, envasado, distribución y venta. Un software adecuado para las operaciones de cannabis se debe diseñar de forma que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades del siempre cambiantes mundo del cannabis y también a las nuevas normativas que vayan surgiendo.

Ventajas de un Sistema de Gestión de la Calidad en la Industria del Cannabis

Existen diversas ventajas de la implementación de un sistema formal de calidad en la industria del cannabis. El software de gestión de calidad adecuado puede ayudar a los negocios a cumplir con las normativas locales y federales, así como también mejorar la eficacia operativa y agilizar los procesos para garantizar una calidad uniforme. A continuación, presentamos alguna de las ventajas más significativas:

• Automatización – Automatiza muchas tareas manuales, como la introducción de datos, documentación y elaboración de informes con su SGC (Sistema de Gestión de la Calídad). Esto ayuda a reducir errores y ahorrar el tiempoque toma hacer tareas mundanas.

• Trazabilidad – Obtenga trazabilidad en tiempo real de la producción, desde la semilla hasta la venta. Así se garantiza que todo el producto se contabiliza a lo largo de la cadena de suministro.

• Cumplimiento de la Normativa – Ayuda a cumplir con la normativa local y federal garantizando la documentación y el seguimiento de todos los procesos. Así se evitan los contratiempos o desviaciones de los procedimientos operativos estándar que puedan repercutir en la calidad del producto.

• Garantía de la Calidad – Garantiza una calidad constante desde la semilla hasta la venta. Esto ayuda a mantener la satisfacción del cliente y la confianza en la marca de cannabis.

• Ahorro de Costos – La automatización y la optimización de los procesos puede ayudarle a las empresas a ahorrar tiempo y dinero al reducir errores, papeleo y costos laborales.

Sistema Integral de Gestión de la Calidad de GrowerIQ

El Sistema Integral de Gestión de la Calidad de GrowerIQ permite a los equipos de calidad, cultivadores y procesadores supervisar la producción desde la semilla hasta la venta. El seguimiento de semilla hasta la venta es uno de los aspectos fundamentales para el cumplimiento de la normativa del cannabis de Health Canada, o la de su localidad. El control y seguimiento son acciones requeridas para varios programas de cannabis en los Estados Unidos, y ayudan a tener una producción más eficaz, a la vez que se garantiza un elevado estándar de calidad. Además del rastreo e informe de los lotes, GrowerIQ tiene muchas otras funciones que facilitan el cumplimiento de la normativa y garantizan la calidad.

El software de GrowerIQ fue diseñado tomando en cuenta la visión de un Maestro Cultivador para asegurar que ofrece las capacidades necesarias para el éxito de las actividades de producción de cannabis. El software de seguimiento ofrece mucho más de lo que exigen las normativas de los organismos reguladores mundiales y proporciona a los agricultores recursos que pueden utilizar para mejorar sus cultivos. Esto es lo que incluye:

Numeración y Seguimiento de Lotes

El seguimiento del inventario de cannabis es esencial para el cumplimiento de la normativa. El software de GrowerIQ de semilla-a-venta ofrece a los cultivadores la posibilidad de asignar números de lote y realizar un seguimiento de las plantas desde la semilla hasta la venta. Es capaz de registrar la clonación por lotes y la siembra, junto con otras actividades de cultivo únicas, como la destrucción de plantas de cannabis enfermas, para garantizar que todas las plantas sean controladas de forma adecuada.

GrowerIQ le hace un seguimiento a todas las plantas en sus instalaciones. El software se conecta con pistolas de escaneado e impresoras de etiquetas que trabajan con códigos de barras personalizados y permiten a los productores registrar las actividades de las plantas, como por ejemplo el movimiento de una habitación a otra o realizar el seguimiento del crecimiento de las plantas en todas las fases del ciclo de cultivo.

Seguimiento de la Actividad

Además de hacer un seguimiento de los lotes y sus movimientos por las instalaciones, GrowerIQ también hace un seguimiento de lo que ocurre con cada lote. En el sistema se registran diversas actividades de cultivo, como la administración de plaguicidas, riego, poda y aplicación de nutrientes, mediante un procedimiento de autorización en dos fases: una para el encargado de realizar las actividades y otra para la persona responsable de verificar que todo se ha llevado a cabo de forma correcta.

Las instalaciones también pueden realizar un seguimiento de sus actividades de higienización, ya que GrowerIQ enviará alertas si las condiciones de cultivo no son las ideales. Por ejemplo, si sus plantas llevan mucho tiempo en una fase de crecimiento o necesitan riego, GrowerIQ enviará una alerta a su panel principal.

Si bien el seguimiento de las actividades puede resultar un proceso engorroso, muchos cultivadores ya lo realizan de forma manual en cuadernos de notas. El problema de este método es que las notas no son accesibles para todas las personas de la instalación y es fácil que se pierdan o sufran daños. La solución de software de GrowerIQ crea registros accesibles y garantiza que todos los interesados estén al día con la información, al tiempo que ayuda a mantener la integridad de dichos registros.

La conservación de estos datos es esencial para el cumplimiento de la normativa, pero también para evitar problemas con los lotes. Si un lote sufre un acontecimiento adverso, el equipo de control de calidad deberá llevar a cabo una investigación. Los registros en papel pueden resultar tediosos y llevar mucho tiempo, pero con los informes de GrowerIQ se puede acceder a la información de cualquier lote de forma instantánea. Gracias a una información precisa, se puede hacer una rápida evaluación de los riesgos y la adopción de medidas correctivas (CAPA).

Pruebas de Calidad y Almacenamiento de Documentos

La conservación de documentos y el control de los resultados de las pruebas son fundamentales para garantizar tanto la calidad como el cumplimiento de la Ley del Cannabis y otras normativas. El innovador almacenamiento de documentos de GrowerIQ garantiza que pueda cargar documentos como Procedimiento Operativo Estándar (POE) y formularios de fácil acceso para los empleados, pero además el sistema permite restringir el acceso del personal a todo el sistema y almacenar los registros de capacitación.

GrowerIQ también permite a los usuarios cargar los resultados de las pruebas, así como establecer límites y alertas. Se pueden personalizar los límites aceptables de residuos de pesticidas, CBD, THC y otras variables, lo que permite comprobar con facilidad la calidad de todos los lotes antes de que salgan de la zona de control de calidad. Con el software GrowerIQ semilla-a-venta, también podrá realizar un seguimiento de las muestras tomadas para pruebas o retención.

Monitoreo del Entorno

La supervisión del entorno de los cultivos y las salas de almacenamiento constituye un componente clave para garantizar la calidad. Producir cannabis con un contenido de cannabinoides, tiempo de crecimiento y rendimiento consistentes significa producir y mantener las condiciones adecuadas. Cada variedad tiene ligeras diferencias en cuanto a sus preferencias ambientales, tales como la humedad y la temperatura. Sin embargo, encontrar las condiciones ideales para cada variedad, y además reproducirlas, garantiza la consistencia de los productos del cannabis.

GrowerIQ facilita la supervisión del entorno de cultivo y las condiciones entre lotes, al recopilar datos cuando se conecta a sensores ambientales. Si un sensor muestra condiciones que no se ajustan a las especificaciones ideales establecidas, el software GrowerIQ semilla-a-venta envia una alerta para que pueda acceder a los controladores para realizar ajustes automáticos de control ambiental como HVAC, persianas y ventiladores. Con GrowerIQ, también dispondrá de datos en tiempo real y de forma continua que, de otro modo, tendría que recorrer toda la instalación para verificarlos o pasar de un software a otro.

El software integral de gestión de calidad de GrowerIQ garantiza el cumplimiento de todas las normativas aplicables, a la vez que ayuda a las empresas de cannabis a agilizar sus operaciones con el fin de aumentar la eficiencia y la productividad. Con este sistema, las empresas pueden garantizar la fabricación de productos seguros y de alta calidad que satisfagan las expectativas de los clientes.

El software de GrowerIQ ayuda a garantizar que estos procedimientos se aplican de forma correcta y coherente en toda su organización y para que todos sigan los mismos protocolos. El software también ayuda a garantizar el cumplimiento de la normativa local.

A continuación presentamos algunos otros aspectos claves de un sistema de gestión de la calidad eficaz que ha sido especialmente diseñado para las empresas que operan en el sector del cannabis:

• Buenas Prácticas Agrícolas (BPA): Los estandares BPA son normas que definen las mejores prácticas para garantizar la seguridad de la producción, la manipulación y el almacenamiento de los productos del cannabis a lo largo de toda la cadena de suministro. Un análisis de las BPA que logre el cumplimiento de estas normas garantiza que sus productos sean de la máxima calidad.

• Buenas Prácticas de Manufactura (BPM): Las directrices BPM son un conjunto de buenas prácticas diseñadas para controlar el proceso de fabricación y garantizar la seguridad del producto. Esto incluye procesos como la formación del personal, los protocolos sanitarios, los procedimientos de producción, entre otros.

• Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL): Las GLP garantizan que los laboratorios estén equipados con la tecnología y los recursos adecuados para analizar los productos del cannabis para comprobar su potencia, pesticidas, contaminantes, moho, etc.

• Procedimiento Operativo Estándar (POE): Los POE son la base de cualquier plan de gestión de la calidad y definen cómo deben gestionar sus operaciones las empresas de cannabis. Esto incluye la formación del personal, la evaluación de laboratorios, los controles de procesos, las compras y la gestión de inventarios.

• Documentación automatizada: Gracias a la documentación electrónica, como informes, certificados de análisis (COA) y registros de lotes maestros, se dispone de una herramienta de auditoría que garantiza el cumplimiento de todas las normativas vigentes.

• Seguimiento del producto: Las empresas de cannabis deben rastrear cada paso de la producción para cumplir las leyes estatales y locales. Los sistemas automatizados de seguimiento ayudan a las empresas a tener un control de los productos del cannabis durante todo su ciclo de vida, desde la semilla hasta la venta.

• Análisis de datos: El análisis de datos proporciona a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento y analizar los indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators, KPI) relacionados con la calidad del producto, la eficiencia de la producción, entre otros.

• Garantía y Control de Calidad: La garantía y control de calidad son aspectos esenciales para cualquier empresa que opere en el sector del cannabis. Esto incluye procesos como pruebas de laboratorio, requisitos de etiquetado, feedback de los clientes, etc.

• Formación y Educación: La formación y la educación son esenciales para garantizar que el personal comprenda y cumpla toda la normativa vigente. Las empresas deben ofrecer formación continua a sus empleados para asegurarse de que están al día de las últimas tendencias y buenas prácticas del sector.

Gracias a la adopción de estos elementos, las operaciones de cannabis podrán disponer de un Sistema de Gestión de la Calidad que cumpla todos los requisitos en materia de seguridad de los productos, satisfacción del cliente y cumplimiento de la normativa.

Los 12 elementos del Sistema de Gestión de la Calidad

Un plan de gestión de calidad en la industria del cannabis supone algo más que un simple sistema electrónico de gestión de calidad, también requiere de una estrategia integral para alcanzar el éxito.

No obstante, existen algunos elementos básicos del software de gestión de calidad que resultan imprescindibles para las empresas de cannabis interesadas en alcanzar el éxito en el mercado actual:

1. Organización

Los líderes del sector del cannabis deben definir las políticas y objetivos en materia de gestión de la calidad de la organización. Esto implica establecer una estructura organizativa que garantice que todos los departamentos colaboran para alcanzar un objetivo común.

2. Personal

Su personal quiere seguir su liderazgo, sobre todo en lo que se refiere a la gestión de la calidad. Esto incluye proporcionar al personal la formación, las herramientas y los recursos adecuados para garantizar que comprenden la importancia de un sistema de calidad de circuito cerrado.

Defina sus valores y contrate a miembros del personal que encajen con su cultura empresarial. Mantener una cultura con valores claramente definidos ayudará a mantener a su equipo comprometido y permitirá que sus operaciones tengan el rendimiento esperado.

3. Equipos

Los equipos e instalaciones se deben diseñar, construir y preservar con el fin de satisfacer las necesidades operativas de su organización.

Es importante asegurarse de que los equipos cumplen las normas y regulaciones del sector. Esto incluye, por supuesto, la calibración de todos los equipos a intervalos adecuados para garantizar que todos los datos que se recopilan y los procesos que se ejecutan se realizan dentro de los parámetros correctos.

4. Compras e Inventario

Dirigir un negocio en el sector del cannabis requiere una gestión efectiva del inventario. Debe producir y comprar los productos adecuados, en la cantidad correcta y al precio adecuado, y almacenarlos en un lugar seguro.

Por otra parte, es necesario establecer procedimientos claros para la entrada de materiales, teniendo en cuenta las necesidades específicas de los productos del cannabis, tales como la vida útil, la fecha de caducidad, entre otros.

5. Control del Proceso

Su sistema de gestión para la formación debe incluir el establecimiento de procedimientos de control de calidad, ya que es fundamental para el éxito de su empresa. Esto incluye la implementación de procesos para la entrada de materiales, fases de producción, envasado y almacenamiento, pruebas, etc. Cargue esos documentos de Procedimientos Operativo Estándar directamente en el SGC de GrowerIQ y asígnelos a su equipo para capacitarlos en esos procedimientos.

El control de calidad debe abarcar todas las áreas relacionadas con el proceso de producción, así como las pruebas periódicas de los productos. Asegúrese de validar y verificar estos procedimientos, ya que así evitará problemas graves en su organización.

6. Gestión de la información

La confidencialidad es crucial en el mundo del cannabis, por eso es importante contar con un sistema de gestión seguro basado en la nube para el manejo de la información. Es necesario asegurarse de que todos los datos han sido almacenados correctamente y protegidos de accesos no autorizados. Además, debería poder hacer un seguimiento de los cambios de personal, productos y procesos.

7. Gestión de Documentos

Dada la gran variedad de documentaciones, su correcta organización es fundamental en el sector del cannabis; todos los pasos deben documentarse de forma adecuada para garantizar su seguimiento a lo largo de todo el proceso de producción. El software de gestión de calidad debe incluir procesos de control de documentos que permitan manejar múltiples documentos controlados.

Debería poder crear, revisar, aplicar y distribuir documentos con facilidad. No obstante, también es preciso asegurarse de que todo el personal esté en la misma línea, y que trabajen utilizando la última versión de los procedimientos, manteniendo registros de formación actualizados.

8. Gestión de Incidencias

La gestión de las quejas de los clientes y de los problemas de control de calidad resulta fundamental si se desea seguir siendo competitivo en el mercado del cannabis. Su índice de satisfacción del cliente se beneficia cuando aborda eficazmente las preocupaciones de sus clientes. Pero si mantiene una calidad constante y se asegura de que todos los miembros del equipo de su organización siguen procedimientos operativos estándar documentados, se minimizan las posibilidades de que se repitan los problemas.

Un software de gestión de alta calidad debe proporcionar una forma eficaz de seguir y responder a cualquier problema que pueda surgir durante la producción, así como documentar las medidas correctivas adoptadas por su personal. El SGC del cannabis de GrowerIQ le permite a su equipo registrar informes de desviación y acciones correctivas.

9. Evaluación Operativa

La auditoría de sus procesos y sistemas tiene una gran importancia para el empresario de cannabis, sin importar si espera o no una auditoría o inspección. Así identificará las deficiencias y propondrá mejoras.

La realización de una auditoría interna revelará áreas mejorables y le dará control sobre sus operaciones. La comprensión de los controles de calidad y del papel que desempeñan en sus operaciones contribuye también a garantizar tanto la seguridad en el lugar de trabajo como la gestión de la calidad total.

10. Mejora de Procesos

La continua mejora de sus procesos y operaciones es un factor clave para la expansión de su negocio de cannabis.

El software GrowerIQ permite detectar problemas con facilidad e implantar medidas correctivas, documentar cambios en los procesos y realizar un seguimiento de los avances conseguidos en el transcurso del tiempo. Por otra parte, los datos recopilados de sus procesos diarios pueden ayudar a identificar las áreas que requieren mejoras. De esta manera, se mantendrá por delante de la competencia y se asegurará de que su empresa cumpla la normativa vigente.

11. Servicio al Cliente

La industria del cannabis es un mercado altamente competitivo, y por eso es esencial ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional. Gracias al módulo de Gestión de Relaciones con Clientes (Customer Relationship Management, CRM) de la plataforma GrowerIQ, es posible realizar un seguimiento de los clientes, pedidos y envíos, lo que permite resolver los problemas de forma rápida y eficaz.

El software también puede usarse para instruir al personal en técnicas de atención al cliente y flujos de trabajo para tareas de seguimiento. Así, su empresa estará al tanto de los problemas de atención al cliente y mantendrá a sus clientes satisfechos.

12. Instalaciones y Seguridad

En el sector del cannabis, los riesgos para la salud y la seguridad pueden constituir un problema importante. A fin de proteger a sus trabajadores y clientes, es preciso establecer normas de seguridad para las instalaciones así como políticas de manipulación de materiales peligrosos.

Tipos de Sistemas de Gestión de la Calidad

Control de Documentos

Tenga en cuenta los documentos, procedimientos, formularios y políticas de calidad que su organización utiliza a diario. Una buena gestión de documentos ayuda a organizar y controlar la producción y las prácticas empresariales en general, con lo que se garantiza que todo esté contabilizado, actualizado y aprobado por las personas adecuadas.

Pruebas de Laboratorio

Las pruebas de laboratorio ayudan a las empresas del sector del cannabis a verificar que sus productos son seguros y cumplen todas las normativas correspondientes. Para evaluar la calidad de un producto, como su composición química o su potencia, los laboratorios utilizan equipos especializados.

Gestión de Equipos y Activos

En la gestión de equipos y activos se hace un seguimiento de todas las máquinas, herramientas y materiales utilizados en la producción. Este aspecto es importante por razones de seguridad, y también para garantizar que no se pierdan o dañen objetos costosos durante las operaciones.

Formación y Educación

Cannabis operations can leverage flexible training programs that provide employees with training on best practices and regulations. Esto permite a las empresas de cannabis cumplir todas las leyes correspondientes y ofrecer productos con una calidad constante. Una educación y formación periódicas también pueden ayudar a elevar la moral de los empleados y reducir el riesgo de errores o accidentes costosos.

Análisis de Datos

El análisis de datos permite a las empresas productoras de cannabis supervisar los principales indicadores de rendimiento, por ejemplo la eficacia de la producción, la calidad de los productos, la opinión de los clientes, entre otros. Gracias a la utilización de herramientas de análisis de datos rigurosas, las empresas pueden identificar las áreas mejorables y tomar medidas proactivas para conseguir tales mejoras en los procesos empresariales. Además, estas herramientas permiten gestionar los riesgos de calidad de forma ágil y sencilla.

Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas (CAPA)

La gestión CAPA (Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas) es un proceso utilizado para identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas para evitar problemas futuros. Con esta estrategia de control de calidad, las empresas dedicadas al cannabis pueden cumplir todas las leyes y normativas vigentes, así como reducir el riesgo de errores o accidentes costosos, de forma ágil y ajustada a las normas.

Auditorías Internas

La realización de auditorías internas contribuye a que las operaciones de cannabis mantengan su control de calidad mediante la identificación de problemas detectados en las auditorías, la corrección de tales problemas y la aplicación de medidas preventivas para reducir el riesgo de futuros errores. La incorporación de auditorías al programa de gestión de la calidad proporciona también una pista de auditoría que garantiza el cumplimiento de toda la legislación y normativa aplicables.

Gracias a la implantación de procesos de auditoría interna, una empresa de cannabis puede crear un SGC integral que cumpla todos y cada uno de los requisitos de conformidad, satisfacción del cliente y seguridad del producto. Es necesario destacar que todo el sistema debe actualizarse periódicamente para garantizar que sigue estando al día de las últimas tendencias y normativas del sector.

Paneles de Control y Análisis Integrados

La adopción de paneles de control y análisis integrados por parte del sector del cannabis permite que estas empresas realicen un seguimiento exhaustivo de todos los procesos empresariales y, al mismo tiempo, tengan información sobre su rendimiento para identificar áreas de mejora. Esto garantiza el buen funcionamiento de todos los procesos, el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes y la optimización del crecimiento de la empresa.

Al utilizar herramientas de análisis, las empresas del sector del cannabis disponen ahora de una solución potente y escalable. En última instancia, esto conduce a que dichas empresas establezcan procesos que cumplan la normativa para alcanzar sus objetivos de calidad e ingresos.

Cierre del día utilizando un SGC para el cannabis

La aplicación de estos elementos permite a las empresas del sector del cannabis desarrollar un SGC eficaz que cumpla todos los requisitos en materia legislativa, satisfacción del cliente y seguridad de los productos.

La garantía de la calidad es esencial para cualquier empresa que opere en el sector del cannabis y no debe pasarse por alto o subestimarse. Una gestión controlada permite a las empresas del sector del cannabis garantizar una calidad constante, la seguridad de los productos, el cumplimiento de la normativa y la satisfacción del cliente.

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